우리 회사의 신입사원 조기 퇴사율은 업계 평균보다 눈에 띄게 높은 수준이었다. 매번 채용 비용과 시간을 들여 뽑은 인력이 금방 빠져나가면서 팀 전체의 업무 부담도 함께 커지는 악순환이 반복되고 있었다. 인사담당자로서 이 문제를 그냥 지켜볼 수 없어서 기존 온보딩 프로세스를 처음부터 다시 점검하기로 했고, 실제로 몇 가지 구조적인 변화를 준 뒤로 조기 퇴사율이 눈에 띄게 줄어드는 것을 확인했다. 이 글에서는 그 과정에서 실제로 바꾼 것들과 그 효과를 정리해본다.
가장 먼저 바꾼 것은 온보딩의 기간 자체였다. 기존에는 입사 첫 주에 집중된 형태로 온보딩이 끝났고, 그 이후에는 신입사원이 알아서 적응해야 하는 구조였다. 이 방식을 입사 후 3개월까지 단계별로 이어지는 장기 프로세스로 바꾸었다. 첫 주는 기본적인 적응 기간으로, 한 달 시점은 업무 역량 점검 시점으로, 그리고 세 달 시점은 정식 평가와 향후 방향 설정 시점으로 구분해서 각 단계마다 명확한 목표와 점검 항목을 두었다. 이렇게 기간을 나누자 신입사원 입장에서도 지금 자신이 어느 단계에 있고 무엇을 준비해야 하는지 훨씬 명확하게 인식하게 되었다.
두 번째로 바꾼 것은 멘토 제도의 운영 방식이다. 기존에도 멘토 제도는 있었지만, 형식적으로 이름만 배정되어 있을 뿐 실제로는 거의 작동하지 않는 경우가 많았다. 이 부분을 개선하기 위해 멘토에게 명확한 역할과 최소한의 시간을 의무적으로 배정했다. 매주 삼십 분씩 정기적인 일대일 대화 시간을 갖도록 하고, 이 시간에는 업무 이야기뿐만 아니라 조직 생활 전반에 대한 어려움도 편하게 이야기할 수 있도록 대화 주제 가이드를 함께 제공했다. 멘토 역할을 맡는 직원에게도 별도의 평가 가점을 부여해서, 단순한 부가 업무가 아니라 실질적으로 신경 쓸 유인을 만들어주었다.
세 번째로 바꾼 것은 정기적인 퇴사 위험 신호 점검이다. 신입사원이 퇴사를 결심하기까지는 보통 몇 주에서 몇 달 전부터 미세한 신호들이 나타난다. 회의 참여도가 떨어지거나, 멘토와의 대화 빈도가 줄어들거나, 업무 관련 질문 자체가 사라지는 경우가 대표적이다. 이런 신호를 인사팀과 멘토가 정기적으로 공유하는 체계를 만들어서, 문제가 심각해지기 전에 먼저 면담을 요청하고 상황을 파악할 수 있도록 했다. 실제로 이 체계를 통해 초반에 발견된 불만이나 오해가 퇴사로 이어지기 전에 해결된 사례가 여러 건 있었다.
네 번째로 바꾼 것은 업무 배정 방식이다. 기존에는 신입사원에게 바로 실무를 맡기는 경우가 많아서, 준비가 덜 된 상태에서 부담을 느끼고 조기에 지치는 경우가 있었다. 이를 개선해서 입사 후 첫 이 주 동안은 실제 업무보다 관찰과 학습 위주의 과제를 배정하고, 이후 단계적으로 실무 비중을 늘려가는 방식으로 바꾸었다. 처음부터 완성도 높은 결과물을 요구하기보다, 작은 성공 경험을 반복적으로 쌓게 하는 것이 자신감과 소속감 형성에 훨씬 효과적이었다.
다섯 번째로 바꾼 것은 팀 차원의 비공식적인 교류 기회를 의도적으로 늘린 것이다. 업무와 직접 관련이 없더라도 팀원들과 자연스럽게 어울릴 수 있는 자리를 정기적으로 마련했다. 거창한 행사가 아니어도, 점심 식사를 함께하는 소규모 모임이나 짧은 티타임만으로도 신입사원이 팀에 소속되어 있다는 감각을 느끼는 데 큰 도움이 되었다. 특히 재택근무나 하이브리드 근무가 늘어난 이후로는 이런 비공식적인 접점이 줄어들면서 소속감 저하 문제가 더 두드러졌기 때문에, 이 부분을 의도적으로 보완하는 것이 중요했다.
이러한 변화들을 도입하고 약 일 년이 지난 시점에서 조기 퇴사율을 다시 확인해보니, 이전 대비 눈에 띄게 낮아진 결과를 확인할 수 있었다. 물론 이 결과가 온보딩 프로세스 개선만의 효과라고 단정하기는 어렵지만, 신입사원 만족도 조사에서 초반 적응 과정에 대한 긍정적인 응답 비율이 크게 늘어난 것을 보면 상당 부분 유의미한 영향을 미쳤다고 판단하고 있다.
결국 조기 퇴사를 줄이는 핵심은 화려한 프로그램을 새로 만드는 것이 아니라, 신입사원이 조직에 적응하는 과정에서 겪는 불안과 어려움을 얼마나 세심하게 관리하는가에 달려 있었다. 지금도 이 프로세스는 매 분기마다 신입사원들의 피드백을 반영해서 조금씩 수정해나가고 있으며, 완성된 정답이라기보다는 계속 다듬어가는 과정이라고 생각한다. 조기 퇴사 문제로 고민하는 조직이 있다면, 새로운 제도를 도입하기 전에 먼저 지금의 온보딩 과정에서 신입사원이 실제로 어떤 순간에 불안을 느끼는지부터 파악해보기를 권한다.